El significado más común de la palabra evento es el que se refiere a un acontecimiento. No se trata de cualquier tipo de acto, sino que se aplica a hechos que tienen una especial relevancia.

Un evento no tiene habitualmente un carácter privado y dentro de un ámbito familiar, sino que implica una proyección social. Esto quiere decir que es un acontecimiento celebrado por un número limitado de personas ( por ejemplo una boda ) pero es considerado como evento si puede interesar a un sector de la sociedad.

Clasificación de los Eventos

Los eventos son una oportunidad excelente para aumentar la visibilidad del emprendimiento en la comunidad, recaudar fondos, festejar aciertos divertirse.



Sin embargo, el Equipo del Emprendimiento debe asegurarse que el objetivo del evento sea lo suficientemente importante para ameritar el tiempo y los gastos necesarios para organizarlo, publicitarlo y dirigirlo en forma adecuada. A continuación se menciona como se clasifican los eventos:
Por su Carácter, por su Naturaleza, por Tipo y por Áreas de Interés.
Por su carácter: Congresos, Foros, Conferencias, Paneles, Simposios, Talleres, Seminarios, Asambleas, Convención entre otros.
Por su naturaleza: Nacionales, Internacionales y Nacionales con participación Internacional.
Por tipo: Empresariales, Institucionales, Sociales, Educativos y Religiosos.
Por áreas de interés: Científicos, Económicos, Académicos, Políticos, Musicales o Recreativos y Deportivos.

Existen diversos tipos de eventos, pueden ser clasificados según la disciplina de la que se hable:

En marketing pueden diferenciarse distintos tipos, algunos de ellos son:

1. Cursos: tiene como objetivo formar a los individuos que asistan al mismo. Los preparativos son elementales ya que quienes dictan los cursos deben tener el suficiente conocimiento de los temas a tratar y deben ser preparados aquellos elementos que vayan a ser usado. Se considera que los elementos utilizados durante la formación son elementales ya que son tan significativos como las instrucciones dadas. Suelen combinarse elementos visuales, auditivos y actividades didácticas. El tiempo también es un factor muy importante ya que es necesario administrarlo de manera tal que haya momentos de descansos y para disipar dudas.
2. Seminario: estos pueden ser utilizados como medios comerciales. Los seminarios suelen durar un día y son tratados temas específicos. Suele haber ponientes reconocidos, que no necesariamente tenga conocimientos específicos, pero es una manera de atraer mayor cantidad de gente.
3. Exposiciones y ferias: este tipo de eventos profesionales son muy útiles como medios de publicidad y para obtener nuevos contactos. Estos eventos requieren mucha organización previa y durante el evento, siempre dependiendo esta de la cantidad de expositores que se presenten. En caso de ser exposiciones el tiempo debe ser cuidadosamente organizado, en el caso de las ferias son requeridos material ya que no se dispone de mucho tiempo para exponer. A diferencia de los eventos anteriores, estos permiten la interacción de grupos reducidos.
4. Presentaciones: estos eventos son utilizados para lanzar y publicitar servicios o productos. Suelen durar algunas horas, pero es necesario generar mucho interés en aquellas personas que recurran a la presentación. Los temas tratados serán claves en estos eventos. Los comunicados deben ser emitidos de tal manera que no parezca propaganda.
5. Viajes e incentivos: estos eventos requieren grandes inversiones, pero las devoluciones son notorias, ya que el número de ventas o de clientes aumentan de manera llamativa. Para que cumpla su función las inversiones deben ser hechas de manera adecuada, es decir que deben ser hechas sobre determinadas personas, eligiéndolas de manera estratégica. Un ejemplo son los congresos médicos realizados por las empresas   

6. Los eventos y sus etapas

   1. 1. Universidad de Oriente<br />Núcleo de Nueva Esparta<br />Escuela Hotelería y Turismo<br />Dpto. de Servicios Turísticos<br />Los Eventos y sus Etapas<br />Lcda. Maribel Lárez Salazar. Msc<br />
   2. 2. Unidad II: Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras<br /> de Eventos<br />EVENTO<br />Acontecimiento programado que responde a una finalidad específica, en el cual el sujeto fundamental es el hombre y sus relaciones con el medio ambiente.<br /> Los eventos responden a situaciones de grupo y se realizan en espacios y tiempos determinados. Tienen Objetivos pre-fijados, cuidadosamente desarrollados y seguidos a conciencia durante todas las etapas de su planificación.<br />Fuente: Instituto de Capacitación Turística:Manual sobre Coordinación de Eventos<br />Lcda. Maribel Lárez Salazar.Msc<br />
   3. 3. Unidad II: Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras<br /> de Eventos<br />Lcda. Maribel Lárez Salazar.Msc<br />
   4. 4. Unidad II: Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras<br /> de Eventos<br />Lcda. Maribel Lárez Salazar.Msc<br />
   5. 5. Unidad II: Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras<br /> de Eventos<br />Etapas de un Evento*<br />Gómez, Carlos: Gerencia de Eventos Especiales. 1995<br />Fagre, Etna de: Eventos Universitarios y Sociales.1998<br />Fleitman, Jack: Eventos y Exposiciones.1997<br />Gherardi, Eliana: Como Hacer Eventos Exitosos. 1998<br />*<br />Lcda. Maribel Lárez Salazar.Msc<br />
   6. 6. Unidad II: Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras<br /> de Eventos<br />Pre-Evento<br />
   7. 7. Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras de Eventos<br />Etapas de un evento<br />Pre-Evento<br />1.- Definir Objetivo del Evento Tipo y Nombre.<br />Determinar QUÉse quiere alcanzar con la realización del Evento<br />Lcda. Maribel Lárez Salazar.Msc<br />
   8. 8. Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras de Eventos<br />Etapas de un evento<br />Pre-Evento<br />1.- Definir Objetivo del Evento Tipo y Nombre.<br />El nombre debe ser:<br /><ul><li>Corto y llamativo.
   9. 9. Adecuado al propósito que se persigue con la realización del Evento.</li></ul>En algunos casos es conveniente ubicarlo en el contexto, local, regional, nacional o internacional<br />Ejemplo:2do Congreso Nacional de Turismo y Deportes de Aventura<br />Lcda. Maribel Lárez Salazar.Msc<br />
   10. 10. Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras de Eventos<br />Etapas de un evento<br />Pre-Evento<br />2.- Nombrar Comité Organizador<br />Comisiones de Trabajo<br />Son equipos de personas que contribuyen a cumplir los pasos del Evento sistematizadamente<br />Coordinador General<br />Es el responsable general del desarrollo del evento. Supervisa las labores de las Comisiones, y es el enlace de éstas con la máxima autoridad de la institución responsable del Evento<br />Lcda. Maribel Lárez Salazar.Msc<br />
   11. 11. Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras de Eventos<br />Etapas de un evento<br />Pre-Evento<br />2.- Nombrar Comité Organizador<br />Comisiones de Trabajo<br />Comisión de Logística<br />Transporte<br />Alojamiento<br />Alimentación<br />Secretaría<br />Servicios Generales<br />Se encarga de todas aquellas actividades inherentes al apoyo que operativisa y hace posible la ejecución del evento<br />Lcda. Maribel Lárez Salazar.Msc<br />
   12. 12. Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras de Eventos<br />Etapas de un evento<br />Pre-Evento<br />2.- Nombrar Comité Organizador<br />Comisiones de Trabajo<br />Comisión Técnico-Académica<br />Entre sus responsabilidades se pueden mencionar:<br /><ul><li> Elaborar las normas para la presentación de trabajos en el evento, y seleccionarlos en función de éstas.
   13. 13. Revisar el temario a desarrollar.
   14. 14. Determinar metodología de trabajo.
   15. 15. Coordinar la reproducción y distribución</li></ul>de las ponencias.<br />Lcda. Maribel Lárez Salazar.Msc<br />
   16. 16. Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras de Eventos<br />Etapas de un evento<br />Pre-Evento<br />2.- Nombrar Comité Organizador<br />Comisiones de Trabajo<br />Comisión de Promoción, Relaciones Públicas y Protocolo<br /><ul><li> Atiende las actividades que abarcan la promoción y difusión del evento.
   17. 17. Se encarga de las relaciones interinstitucionales que derivan de la ejecución del Evento.
   18. 18. Todo lo relacionado con protocolo y asistencia a lo participantes en el evento.</li></ul>Lcda. Maribel Lárez Salazar.Msc<br />
   19. 19. Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras de Eventos<br />Etapas de un evento<br />Pre-Evento<br />2.- Nombrar Comité Organizador<br />Comisiones de Trabajo<br />Comisión de Festejos y Recreación<br />Planifica y coordina:<br /><ul><li> Lo relativo a la celebración de cócteles y fiestas.
   20. 20. Los tours y excursiones para los participantes en el evento.
   21. 21. La presentación de grupos artísticos y culturales en el evento.</li></ul>Lcda. Maribel Lárez Salazar.Msc<br />
   22. 22. Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras de Eventos<br />Etapas de un evento<br />Pre-Evento<br />3.- Seleccionar la Fecha <br /> Se debe tener en cuenta:<br /><ul><li>Si hay suficiente margen de tiempo para la organización requerida.
   23. 23. Evitar que coincida con la fecha de una actividad similar o dirigida al mismo tipo de público.
   24. 24. Horario y frecuencia de los transportes.
   25. 25. Si es mejor programar las actividades durante la semana o a finales de ésta.</li></ul>Lcda. Maribel Lárez Salazar.Msc<br />
   26. 26. Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras de Eventos<br />Etapas de un evento<br />Pre-Evento<br />4.- Determinar el Número y el Tipo de Asistentes al Evento <br />Participantes:<br />Personas que asisten al evento en calidad de público.<br />Acompañantes:<br />No están directamente relacionados con el evento, acompañan a ponentes, delegados o invitados especiales.<br />Expositores o Ponentes:<br /> Son los encargados de hacer las disertaciones durante el evento.<br />Delegados:<br />Asisten al evento en representación de una empresa, institución o grupo particular.<br />Invitados Especiales:<br />Personas que por su prestigio, reconocimiento científico, social o político ,le confieren notoriedad al evento<br />Lcda. Maribel Lárez Salazar.Msc<br />
   27. 27. Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras de Eventos<br />Etapas de un evento<br />Pre-Evento<br />5.- Seleccionar el Lugar o Lugares de Realización. <br /><ul><li> Ciudad Sede.
   28. 28. Instalaciones específicas donde se realizará el evento:
   29. 29. Capacidad
   30. 30. Comodidad
   31. 31. Iluminación
   32. 32. Equipos
   33. 33. Acceso</li></ul>Lcda. Maribel Lárez Salazar.Msc<br />
   34. 34. Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras de Eventos<br />Etapas de un evento<br />Pre-Evento<br />6.- Elaborar Cronograma de Actividades <br />Programas:<br /><ul><li> Técnico o Científico
   35. 35. Social
   36. 36. Para Acompañantes
   37. 37. De Visitas Técnicas
   38. 38. Turístico</li></ul> DURACIÓN <br /> OBJETIVOS<br />Lcda. Maribel Lárez Salazar.Msc<br />
   39. 39. Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras de Eventos<br />Etapas de un evento<br />Pre-Evento<br />7.- Estimación de Recursos <br />HUMANOS:<br />Personal profesional, especializado y obrero que se requiere para la realización del evento<br />Recursos<br />TÉCNICOS:<br />Equipos de sonido, grabación, interpretación simultánea, apoyo audiovisual, computación, comunicaciones y reproducción; así como formatos, fichas, programas, cronogramas, etc.<br />MATERIALES:<br />Implementos necesarios (Ejemplo: lápices, carpetas, mesas, sillas), y las instalaciones a utilizar.<br />Lcda. Maribel Lárez Salazar.Msc<br />
   40. 40. Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras de Eventos<br />Etapas de un evento<br />Pre-Evento<br />8.- Elaborar Presupuesto y Determinar Fuentes de Financiamiento<br />Egresos:<br /><ul><li>Publicidad y Promoción
   41. 41. Impresos y Originales
   42. 42. Alojamiento
   43. 43. Alquiler y Montaje Salones
   44. 44. Transporte
   45. 45. Eventos Sociales
   46. 46. Recursos Humanos
   47. 47. Servicios Profesionales
   48. 48. Papelería
   49. 49. Alquiler de Equipos
   50. 50. Otros
   51. 51. Imprevistos</li></ul>Ingresos:<br /><ul><li>Espacios Publicitarios
   52. 52. Actividades especiales
   53. 53. Venta de comidas y bebidas
   54. 54. Concesiones para venta
   55. 55. Cuotas de registro al evento
   56. 56. Donativos y patrocinios
   57. 57. Venta de boletos para actividades sociales, artísticas, Culturales y Deportivas.</li></ul>Lcda. Maribel Lárez Salazar.Msc<br />
   58. 58. Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras de Eventos<br />Etapas de un evento<br />Pre-Evento<br />9.- Promoción del Evento <br />Medios de Comunicación<br /> Correo Directo<br /> Publicidad Impresa<br />Aviso de Prensa<br />Volante<br />Lcda. Maribel Lárez Salazar.Msc<br />
   59. 59. Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras de Eventos<br />Etapas de un evento<br />Pre-Evento<br />10.-Diseño y Elaboración de Impresos <br />Lcda. Maribel Lárez Salazar.Msc<br />
   60. 60. Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras de Eventos<br />Etapas de un evento<br />Pre-Evento<br />11.- Selección y Capacitación del Personal<br />Lcda. Maribel Lárez Salazar.Msc<br />
   61. 61. Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras de Eventos<br />Etapas de un evento<br />Pre-Evento<br />12.- Adquisición o Contratación de Materiales, Equipos y Servicios<br />Lcda. Maribel Lárez Salazar.Msc<br />
   62. 62. Unidad II: Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras<br /> de Eventos<br />Evento<br />Lcda. Maribel Lárez Salazar.Msc<br />
   63. 63. Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras de Eventos<br />Etapas de un evento<br /> Evento<br />1.- Recepción de los Participantes y traslado Alojamiento<br />Lcda. Maribel Lárez Salazar.Msc<br />
   64. 64. Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras de Eventos<br />Etapas de un evento<br /> Evento<br />2.- Registro de los Participantes<br />3.- Realización del Acto de Inauguración<br />4.- Realización Cóctel de Bienvenida<br />5.- Implantación del Programa General de Actividades<br />6.- Clausura del Evento<br />7.- Realización Evento Social de Despedida<br />8.- Traslado de los participantes a los Terminales de Transporte<br />Lcda. Maribel Lárez Salazar.Msc<br />
   65. 65. Unidad II: Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras<br /> de Eventos<br />Post-Evento<br />Lcda. Maribel Lárez Salazar.Msc<br />
   66. 66. Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras de Eventos<br />Etapas de un evento<br />Post-Evento<br />1.- Recopilación y Archivo de la Información Pertinente al Evento. <br /> Conclusiones<br /> Elaboración de la Memoria<br /> Información de Tipo Académica y Administrativa<br />Lcda. Maribel Lárez Salazar.Msc<br />
   67. 67. Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras de Eventos<br />Etapas de un evento<br />Post-Evento<br />2.- Evaluación<br />EVALUACIÓN<br />Comparación cualitativa y cuantitativa entre lo programado, lo ejecutado y lo alcanzado<br />OPINIÓN <br /><ul><li>Participantes
   68. 68. Expositores o Ponentes
   69. 69. Comité Organizador</li></ul>Lcda. Maribel Lárez Salazar.Msc<br />
   70. 70. Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras de Eventos<br />Etapas de un evento<br />Post-Evento<br />3.- Agradecimientos<br /><ul><li>Auspiciantes
   71. 71. Patrocinantes
   72. 72. Ponentes
   73. 73. Otros Colaboradores</li></ul>Lcda. Maribel Lárez Salazar.Msc<br />
   74. 74. Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras de Eventos<br />Etapas de un evento<br />Post-Evento<br />4.- Cumplimiento de Compromisos <br /><ul><li>Cancelación de Obligaciones con proveedores.
   75. 75. Pago recurso humano contratado para trabajar durante el evento.
   76. 76. Devolución de cualquier material o equipo que se haya solicitado en préstamo.</li></ul>Lcda. Maribel Lárez Salazar.Msc<br />
   77. 77. Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras de Eventos<br />Etapas de un evento<br />Empresas Organizadoras de Eventos <br />Comité Organizador<br />Organizador de Eventos (PCO)<br />Servicios: <br />Centro de Convenciones, alojamiento, transporte, publicidad, intérpretes, guías, sonido, audiovisuales, etc.<br />Fuente: GHERARDI, Eliana: Como hacer Eventos Exitosos. 2000.<br />Lcda. Maribel Lárez Salazar.Msc<br />
   78. 78. Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras de Eventos<br />Etapas de un evento<br />Empresas Organizadoras de Eventos <br />Pre-Evento<br />1.- Contacto con el Cliente- Solicitud de Servicios.<br />Gerente <br />Servicios: Transporte, Alojamiento, Alimentación, Audiovisuales, Montaje de Salones, recorridos turísticos, etc.<br /> Personal de Servicio<br /> Precio de los Servicios<br /> Políticas de Pago<br />Cliente<br />Tipo de Evento<br /> Fecha. <br /> Hora de Inicio y Duración.<br /> Número de Pax.<br /> Alimentos y Bebidas.<br /> Servicios requeridos. <br /> Presupuesto Estimado.<br />Cliente<br />Lcda. Maribel Lárez Salazar.Msc<br />
   79. 79. Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras de Eventos<br />Etapas de un evento<br />Empresas Organizadoras de Eventos <br />Pre-Evento<br />2.- Elaboración Cotización.<br />3.- Contrato- Facturación.<br />4.- Contratación Proveedores y Recurso Humano necesario para el Evento.<br />Lcda. Maribel Lárez Salazar.Msc<br />
   80. 80. Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras de Eventos<br />Etapas de un evento<br />Empresas Organizadoras de Eventos <br /> Evento<br />Montaje de los Salones<br />Lcda. Maribel Lárez Salazar.Msc<br />
   81. 81. Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras de Eventos<br />Etapas de un evento<br />Empresas Organizadoras de Eventos <br /> Evento<br />Montaje de los Salones<br />Lcda. Maribel Lárez Salazar.Msc<br />
   82. 82. Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras de Eventos<br />Etapas de un evento<br />Empresas Organizadoras de Eventos <br /> Evento<br />Supervisar Servicios y Personal<br />Comidas<br />Transporte<br />Personal de Servicio<br />Equipos<br />Lcda. Maribel Lárez Salazar.Msc<br />
   83. 83. Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras de Eventos<br />Etapas de un evento<br />Empresas Organizadoras de Eventos <br /> Evento<br />Supervisión durante Desarrollo del Evento<br />Lcda. Maribel Lárez Salazar.Msc<br />
   84. 84. Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras de Eventos<br />Etapas de un evento<br />Empresas Organizadoras de Eventos <br />Post-Evento<br />1.- Evaluación<br />2.- Facturación – Cierre de Cuenta Cliente<br />3.- Pago a Proveedores<br />4.- Pago al personal contratado para el evento<br />Lcda. Maribel Lárez Salazar.Msc<br />
   85. 85. Organiza